Archivácia dokumentov
Uchovávanie účtovných dokumentov upravuje nielen zákon o účtovníctve, ale aj rada ďalších legislatívnych noriem. Patrí sem zákon o DPH, zákon o sociálnom poistení, zákon o zdravotnom poistení a v neposlednom rade zákon č. 395/2002 o archívoch a registratúrach.
Platí zásada, že ak niektorý z vyššie uvedených zákonov určuje vyšší počet rokov na uchovanie určitých účtovných dokumentov, potom má prednosť pred samotným zákon o účtovníctve.
Stručný sumár s jednotlivými účtovnými dokladmi a požadovaným obdobím ich uskladnenia:
| Účtovný doklad | Požadovaná doba uskladnenia v rokoch |
| Faktúry (dodávateľské aj odberateľské) | 10 |
| Objednávky | 10 |
| Pokladňa (pokladničné doklady, pokladničné knihy) | 10 |
| Bankové doklady a bankové výpisy | 10 |
| Účtovná závierka a výročná správa | 10 |
| Mzdové listy | 50 |
| Výplatné listiny a ostatná mzdová dokumentácia | 10 |
| Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, ohlášky, zmeny | 10 |
| Odpisový plán, inventúrne súpisy a inventarizačné zápisy | 10 |
Zároveň sa nová lehota uchovávania desať rokov vzťahuje aj na tie záznamy, ktoré sa týkajú spôsobu a formy vedenia účtovníctva (programové vybavenie, nosiče informácií na CD a pod.).
Účtovná jednotka môže archivovať účtovné záznamy v písomnej alebo elektronickej forme.
Kedy možno vyradiť a zlikvidovať archivované účtovné doklady a dokumenty
Účtovných dokladov a súvisiacich dokumentov sa možno zbaviť až po uplynutí doby archivácie požadovanej príslušnými zákonmi. Proces vyradenia upravuje zákon o archívoch. Vyraďovanie účtovných dokladov a iných dokumentov nie je jednoduché, bez byrokracie a bez hrozby sankcie. Zbavenie sa “zbytočných papierov” pozostáva z:
- prípravy vyraďovacieho konania,
- vyraďovacieho konania samotného.
Vo fáze prípravy vyraďovacieho konania sa posudzujú účtovné doklady a iné dokumenty z hľadiska ich trvalej dokumentárnej hodnoty. Posúdenie vykoná účtovná jednotka (podnikateľ) na vlastné náklady. Účtovné doklady a iné dokumenty sa rozdelia do dvoch skupín:
- navrhované na odovzdanie do archívu (s trvalou dokumentárnou hodnotou),
- navrhované na zničenie (bez trvalej dokumentárnej hodnoty).
V druhej fáze sa vypracovaný návrh na vyradenie registratúrnych záznamov (napr. účtovné doklady a súvisiace dokumenty) predloží štátnemu archívu, ktorý ho preskúma. Ak je všetko v poriadku, rozhodne o tom, ktoré účtovné doklady a dokumenty sa môžu zničiť a ktoré sa majú odovzdať na trvalú archiváciu. Náklady na zničenie a odovzdanie znáša účtovná jednotka (podnikateľ - pôvodca registratúry). Ak sa nedodrží zákonom ustanovený postup, hrozí pokuta až do výšky 33 193 Eur.
Podľa zákona o účtovníctve môže daňový úrad uložiť pokutu za porušenie povinností pri archivácii účtovných dokladov a súvisiacich záznamov až do výšky 100 000 €.
